Politika e Privatësisë

Kontrollues i të dhënave për të dhënat e llogarisë dhe komunikimet administrative është operatori ligjor i shërbimit Dosjet. Të dhënat e plota ligjore të operatorit — emri i plotë ligjor, NUI dhe adresa zyrtare — do të publikohen në këtë faqe para aktivizimit komercial të shërbimit. Për çështje të privatësisë: support@dosjet.app.

Për dokumentet që një kompani ngarkon në hapësirën e saj, kompania përkatëse vepron si Kontrollues, ndërsa Dosjet vepron si Përpunues sipas udhëzimeve të kompanisë dhe Marrëveshjes për Përpunimin e të Dhënave (DPA).

Kjo politikë zbatohet për: aplikacionin web të Dosjet; aplikacionin mobil të Dosjet; funksionet e skanimit dhe menaxhimit të dokumenteve; funksionet e komunikimit dhe thirrjeve; dhe funksionet e Inteligjencës Artificiale.

Të dhënat e llogarisë: emrin dhe mbiemrin; adresën e email-it; numrin e telefonit; emrin e kompanisë; pozitën ose rolin; NUI-n e kompanisë; dhe, nëse i vendosni vetë, fotografinë e profilit dhe biografinë.

Të dhënat e autentikimit dhe sigurisë: fjalëkalimin në formë të hash-uar; token-at e verifikimit dhe rivendosjes; kodet njëpërdorimëshe; tentativat e dështuara të hyrjes; të dhënat e sesionit; kohën e hyrjes së fundit; dhe sinjalet teknike për zbulimin e hyrjeve të dyshimta.

Të dhënat teknike: lloji i pajisjes; sistemi operativ; shfletuesi; data dhe koha e përdorimit; informacioni bazë i rrjetit, përfshirë adresën IP; dhe identifikuesit teknikë të sesionit. Këto përdoren vetëm për siguri, parandalim abuzimi, zgjidhje problemesh dhe mirëfunksionim të shërbimit — nuk përdoren për reklama, nuk shiten dhe nuk përdoren për marketing.

Historiku i workspace-it: brenda hapësirës së kompanisë mund të ruhet një historik i kufizuar i veprimeve të rëndësishme (ngarkim, ndryshim, miratim ose fshirje e një dokumenti), i cili ndihmon në sigurinë dhe menaxhimin e workspace-it.

Dokumentet dhe metadata: skedarin origjinal; emrin, madhësinë dhe llojin e skedarit; tekstin e nxjerrë me OCR; të dhënat e faturave; metadata të dokumentit; rezultatet e klasifikimit; treguesit e cilësisë; dhe historikun e veprimeve mbi dokumentin. Dokumentet përpunohen vetëm për ofrimin e shërbimit dhe sipas udhëzimeve të kompanisë suaj.

Të dhënat nga aplikacioni mobil (kur i jepni leje): kamera për skanim dokumentesh; galeria për importim dokumentesh; mikrofoni për mesazhe zanore ose thirrje; njoftimet për njoftime të llogarisë; dhe vendndodhja vetëm kur e ndani vetë brenda një funksioni komunikimi. Nuk mbledhim vendndodhje të vazhdueshme në sfond.

Thirrjet audio dhe video nuk regjistrohen dhe nuk ruhen nga Dosjet, përveç kur përdoruesi aktivizon veçmas një funksion regjistrimi ose transkriptimi.

Të dhënat përdoren për: krijimin dhe administrimin e llogarisë; autentikim dhe kontroll të qasjes; ruajtje, kërkim dhe menaxhim dokumentesh; skanim dhe OCR; funksionet e Inteligjencës Artificiale; komunikime dhe njoftime operative; mbrojtjen e llogarisë; parandalimin e abuzimit; auditim të kufizuar të veprimeve; mirëmbajtje teknike; administrim kontraktual dhe faturim (kur aplikohet); dhe përmbushje të detyrimeve ligjore.

Nuk i përdorim të dhënat për qëllime të papajtueshme me këto qëllime dhe nuk i shesim të dhënat personale.

Përpunimi mund të bazohet në: përmbushjen e kontratës; pëlqimin e përdoruesit; interesin legjitim për siguri dhe mirëfunksionim; dhe përmbushjen e detyrimeve ligjore.

Kur përpunimi bazohet në pëlqim, ai mund të tërhiqet përmes cilësimeve të aplikacionit.

Funksionet AI të Dosjet janë opsionale dhe përdoren për: OCR dhe lexim dokumentesh; klasifikim dokumentesh; nxjerrje të të dhënave të faturave; analizë dokumentesh; chat asistues; dhe transkriptim audio kur ky funksion aktivizohet.

Përpunimi ndahet sipas funksionit. Kërkimi/chat-i me AI (RAG) dhe embeddings kryhen LOKALISHT në serverët tanë (me modele të vetë-strehuara). Për disa funksione të specializuara — nxjerrjen e të dhënave nga faturat, OCR-në me vizion dhe transkriptimin e audios — përdorim nën-përpunues të AI-së (shih seksionin “Ofruesit e tjerë teknikë / Nën-përpunuesit”).

Teksti i faturave dhe përmbajtja e email-eve i nënshtrohet fshehjes së të dhënave personale (redaktim i IBAN-it, email-it, numrave të kartave, telefonit dhe identifikuesve personalë) para se t’i dërgohet nën-përpunuesit AI. Imazhet/PDF-të e dokumenteve mund t’i dërgohen për lexim (OCR me vizion) pa redaktim automatik — prandaj mos ngarkoni dokumente me të dhëna personale që nuk dëshironi t’i përpunojë AI.

Para përdorimit të parë të funksionit AI, aplikacioni mund të kërkojë konfirmim të qartë nga përdoruesi. Pa konfirmim, funksioni AI nuk aktivizohet.

Të dhënat e klientit nuk përdoren për trajnimin ose fine-tuning të modeleve, nuk shiten dhe nuk ndahen për marketing.

Rezultatet e AI-së janë ndihmëse. Përdoruesi ose organizata mbetet përgjegjëse për verifikimin e rezultateve dhe vendimet përfundimtare.

Rezultatet e AI-së mund të ruhen në workspace për t’i ofruar përdoruesit funksionet e kërkimit, rishikimit dhe historikut. Ato nuk përdoren për trajnimin e modeleve të jashtme.

Nën-përpunues të AI-së (palë të treta, kryesisht në SHBA): Groq (transkriptim i audios së takimeve); OpenRouter dhe Google Gemini (nxjerrje të dhënash faturash, OCR me vizion dhe analizë dokumentesh); Anthropic (Claude) kur konfigurohet për chat/analizë. Këta përpunojnë tekst dokumentesh dhe faturash (me të dhënat personale të redaktuara), imazhe/PDF dhe audio, vetëm për funksionin përkatës, dhe nuk trajnojnë modelet e tyre mbi këto të dhëna.

Ofrues i email-it: SendGrid — dërgim i email-eve dalëse (verifikim, njoftime). SHBA.

Shërbime njoftimesh push: Apple Push Notification Service (APNs) për iOS dhe Firebase Cloud Messaging (FCM) për Android.

Integrime opsionale: WhatsApp/Meta — vetëm kur integrimi aktivizohet nga përdoruesi ose organizata.

Ofruesit e email-it dhe njoftimeve marrin vetëm të dhënat e nevojshme (p.sh. adresa email ose token-i i njoftimit). Përmbajtja e dokumenteve, faturave, OCR-së dhe të dhënave AI nuk u dërgohet këtyre shërbimeve.

Komponentët e vetë-strehuar (në serverët tanë): hosting, baza e të dhënave, serveri i dokumenteve, ruajtja e skedarëve dhe kërkimi/chat-i me AI (RAG + embeddings lokale).

Disa nën-përpunues të AI-së dhe ofruesi i email-it ndodhen jashtë Kosovës (kryesisht në SHBA), çka nënkupton transferim ndërkombëtar të një pjese të kufizuar të të dhënave (p.sh. tekst faturash me PII të redaktuar, imazhe/PDF për OCR, audio për transkriptim, ose email/token për njoftime).

Për këto transferime mbështetemi në garanci kontraktuale me nën-përpunuesit dhe në minimizimin e të dhënave (p.sh. redaktimi i të dhënave personale para dërgimit të tekstit). Komponentët e tjerë — ruajtja e skedarëve, serveri i dokumenteve, baza e të dhënave dhe kërkimi/chat-i me AI — janë të vetë-strehuar në serverët tanë.

Të dhënat ruhen për aq kohë sa nevojitet për ofrimin e shërbimit, përmbushjen e kontratës dhe të detyrimeve ligjore.

Dokumentet në Shportë ruhen deri në 30 ditë para fshirjes përfundimtare. Regjistrimet e paverifikuara mund të fshihen pas 7 ditësh; regjistrimet e pamiratuara mund të fshihen pas 30 ditësh.

Kur kërkohet fshirja e llogarisë, llogaria çaktivizohet menjëherë. Të dhënat financiare ose tatimore ruhen për aq kohë sa kërkohet nga ligji. Kopjet rezervë mund të ruhen përkohësisht për qëllime rikuperimi dhe fshihen sipas ciklit teknik të ruajtjes.

Në përputhje me ligjin e aplikueshëm, mund të kërkoni: qasje në të dhënat tuaja; korrigjim; fshirje; kufizim të përpunimit; kundërshtim; portabilitet; dhe tërheqje të pëlqimit.

Kërkesat dërgohen në support@dosjet.app dhe trajtohen brenda afateve të përcaktuara me ligj.

Mund të paraqisni ankesë te Agjencia për Informim dhe Privatësi e Republikës së Kosovës ose te autoriteti tjetër kompetent.

Përdorim masa teknike dhe organizative, përfshirë: hashim të fjalëkalimeve; enkriptim të kredencialeve të ndjeshme; HTTPS/TLS; kontroll të qasjes sipas roleve (RBAC); auditim të kufizuar të veprimeve; mbrojtje të llogarive; minimizim të të dhënave; procedura për trajtimin e incidenteve; dhe kufizim të daljeve të panevojshme nga serverët.

Asnjë sistem nuk garanton siguri absolute, por masat tona përditësohen sipas rrezikut dhe nevojave të shërbimit.

Përdorim vetëm teknologji të nevojshme për: autentikim; siguri; ruajtje të sesionit; preferenca të përdoruesit; dhe funksionimin e aplikacionit.

Nuk përdorim cookie reklamimi, cookie gjurmimi ose analitikë të palëve të treta për marketing.

Dosjet është shërbim për biznese dhe organizata dhe nuk synohet për persona që nuk kanë moshën e nevojshme për lidhje kontraktuale.

Nëse besoni se janë mbledhur të dhëna pa autorizim, kontaktoni support@dosjet.app.

Kjo politikë mund të përditësohet për shkak të ndryshimeve ligjore, teknike ose të shërbimit.

Versioni i fundit publikohet në këtë faqe. Për ndryshime të rëndësishme mund të dërgojmë njoftim përmes aplikacionit ose email-it.

Për çdo pyetje lidhur me privatësinë, sigurinë, AI-në ose të drejtat tuaja: support@dosjet.app.